Zapier ChatGPT Gmail 연동｜이메일 자동화 방법

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비즈니스 자동화가 일상화된 요즘, Zapier로 ChatGPT와 Gmail을 연동해 자동으로 메일을 작성하고 전송하면 작업 업무 효율을 월등히 높일 수 있습니다. 이 글에서는 초보자도 쉽게 따라 할 수 있도록 Zapier의 기본적인 설정부터 ChatGPT API 연결, Gmail 메일 자동 작성 및 전송까지 전체 과정을 자세히 설명합니다.

특히, 마케팅, 고객 응대, 리마인더 발송 등 다양한 분야에서 유용하게 활용할 수 있으므로 관심 있는 분들은 이 글을 통해 자동화의 첫걸음을 시작해 보시기 바랍니다.

1. Zapier란 무엇인가?

Zapier는 서로 다른 웹 애플리케이션을 연결해 자동화된 작업(=Zap)을 설정할 수 있는 플랫폼입니다. 예를 들어, 특정 트리거가 발생했을 때 Gmail을 통해 자동으로 메일을 보내는 작업을 할 수 있습니다. ChatGPT API와 연동하면 더 지능적인 자동화가 가능해지도록 할 수 있고 이메일 내용을 AI가 자동으로 생성하는 것도 가능합니다.

2. 필요한 사전 준비 사항

자동화 설정을 시작하기 전에 다음과 같은 준비물이 필요합니다.

  • Zapier 계정 (https://zapier.com)
  • OpenAI ChatGPT API 키
  • Gmail 계정
  • 기본적인 영어 독해 능력 (Zapier 인터페이스가 영어로 구성되어 있음)

3. ChatGPT API 키 발급 방법

  1. OpenAI 공식 사이트에 접속 후 로그인합니다.
  2. 상단 메뉴에서 API Keys로 이동합니다.
  3. Create new secret key 버튼을 눌러 새로운 API 키를 생성합니다.
  4. 생성된 키는 복사해서 안전한 곳에 저장합니다. (한 번만 확인 가능)

이 키는 Zapier에서 ChatGPT 기능을 사용할 때 필요합니다.

4. Gmail 계정 Zapier 연동

app connections
  1. Zapier 대시보드에서 My Apps로 이동합니다.
  2. Add connection을 클릭 후 Gmail 검색
  3. Gmail 선택 후 Connect 버튼 클릭
  4. 구글 로그인 창에서 원하는 Gmail 계정 선택 및 권한 허용

이렇게 하면 Zapier가 해당 Gmail 계정으로 메일을 자동 전송할 수 있는 권한을 갖게 됩니다.

5. Zap 생성 자동화 설정

Trigger App, Action
  1. Zapier 대시보드에서 Create Zap 클릭
  2. Trigger App 선택 (예: Google Sheets, Form, RSS 등 원하는 트리거 선택 가능)
  3. 예를 들어 Google Sheets – New Row를 트리거로 설정하면, 새 행이 추가될 때마다 자동 메일이 발송됩니다.
  4. Trigger 세부 조건 설정 후 테스트로 정상 작동 여부 확인

6. ChatGPT 활용 자동 메일 작성

이제 Action 단계에서 ChatGPT를 연동해 이메일 본문을 AI가 자동으로 작성하도록 설정합니다.

  1. Action App에서 Webhooks by Zapier 선택
  2. Custom Request 선택
  3. 아래와 같은 정보 입력:
    • Method: POST
    • URL: https://api.openai.com/v1/chat/completions
    • Headers:
      • Authorization: Bearer YOUR_API_KEY
      • Content-Type: application/json
    • Data (JSON 형식 예시): { "model": "gpt-4", "messages": [ { "role": "system", "content": "You are an email writing assistant." }, { "role": "user", "content": "Write a professional email to a customer about order confirmation. Order ID: {{Spreadsheet Row Order ID}}" } ] }
  4. 응답 결과에서 choices[0].message.content 값을 추출하도록 설정

이로써, 사용자가 Google Sheets에 새 주문 데이터를 입력하면, 해당 정보를 기반으로 ChatGPT가 자동으로 이메일 본문을 생성합니다.

7. Gmail 메일 전송

이제 최종적으로 Gmail을 이용해 해당 이메일을 발송합니다.

  1. 새로운 Action 추가
  2. Gmail 선택 > Send Email 액션 선택
  3. 다음 항목 입력:
    • To: 수신자 이메일 주소 (예: Spreadsheet에 있는 고객 이메일)
    • Subject: 예) “주문 확인서 – Order #{{Order ID}}”
    • Body: 위 단계에서 생성된 ChatGPT 응답 연결

테스트를 진행해 메일이 정상적으로 생성되고 발송되는지 확인합니다.

8. 실제 사례로 알아보는 활용 예시

고객 응대 자동화

  • Google Form으로 접수된 고객 문의에 대해 ChatGPT가 응답 초안을 작성하고 Gmail로 자동 회신

리마인더 메일

  • 캘린더 이벤트 또는 스프레드시트 데이터를 기반으로 회의 일정 안내 메일 자동 발송

마케팅 이메일 자동화

  • 신규 제품이 등록될 때마다 제품 정보를 포함한 마케팅 이메일 자동 작성 및 발송

이처럼 Zapier로 ChatGPT와 Gmail을 연동하면 단순한 반복 업무를 자동화하고, 업무 효율성과 정확도를 동시에 높일 수 있습니다.

9. 마무리 및 유의사항

Zapier로 ChatGPT와 Gmail을 연동하는 방법은 설정만 잘 해두면 반복 작업을 줄이고 다른 업무에 집중할 수 있게 도와줍니다. 다만, 다음 사항들을 유의해야 합니다:

  • ChatGPT API 사용 시 요금이 발생할 수 있으므로 사용량을 주기적으로 확인하세요.
  • 민감한 개인정보를 다룰 경우 보안 정책을 반드시 확인해 보고 설정하세요.
  • 메일 내용이 정확한지 사전 테스트 및 검토를 거치는 것이 좋습니다.

결론

이번 글을 통해 Zapier로 ChatGPT와 Gmail을 연동하여 자동 메일을 작성하고 전송하는 방법을 단계별로 알아봤습니다. 초기 설정이 다소 복잡할 수 있지만, 한 번만 잘 설정해두면 일상 업무에서 큰 시간을 절약할 수 있습니다. 자동화를 통한 업무 효율화가 필요하신 분들께 적극 추천드립니다.

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